¿Factura en papel o electrónica? Ventajas y qué dice la ley
La factura en papel y la electrónica tienen la misma validez
El Reglamento de facturación permite expedir facturas en papel o en formato electrónico. Tú eliges, pero ambas deben llevar los mismos datos y cumplir las mismas condiciones mientras las conserves.
Es electrónica la factura que se expide y se recibe en formato electrónico:
PDF enviado por correo o descargado de un portal,
factura estructurada: un fichero (Facturae, UBL…) que el programa del cliente lee sin teclear datos.
¿PDF o factura estructurada?
Hoy los dos son facturas electrónicas válidas. Cuando se aplique la obligación entre empresas, en esas operaciones solo valdrá el formato estructurado.
Qué exige la ley
En papel y en electrónico:
Los mismos datos, como el NIF de ambas partes, número, fecha, base imponible e IVA. Los repasamos en el artículo sobre qué debe contener una factura.
Autenticidad del origen, integridad del contenido y legibilidad hasta el final del plazo de conservación: quién la emitió, que nadie la ha cambiado y que se puede leer.
En la electrónica, además:
Consentimiento del destinatario, por cualquier medio, también de palabra. Con particulares debe ser expreso.
Prueba del origen y la integridad: firma electrónica, EDI o los controles de gestión habituales, es decir, poder enlazar la factura con el pedido y el pago.
Conservación en el formato original, con los datos que permiten verificarla.
En Canarias, la factura recoge el IGIC en lugar del IVA.
La conservación es igual para ambas:
4 años a efectos fiscales, el plazo de prescripción de la Ley General Tributaria,
6 años desde el último asiento si llevas contabilidad según el Código de Comercio, como una sociedad.
Factura en papel: ventajas y desventajas
Ventajas
No requiere tecnología ni consentimiento del cliente.
Sirve con clientes que no usan documentos electrónicos.
Desventajas
Impresión, sobres y envío cuestan dinero.
Tarda días en llegar y retrasa el cobro.
Puede perderse o dañarse.
Ocupa espacio durante años y los datos se teclean a mano.
Factura electrónica: ventajas y desventajas
Ventajas
Llega al momento y el cliente puede pagar antes.
Sin costes de impresión ni de correo.
Es fácil de buscar y de copiar.
La factura estructurada elimina el tecleo y casi todos los errores.
Desventajas
Necesitas el consentimiento del cliente mientras no sea obligatoria.
Debes demostrar autenticidad e integridad durante toda la conservación.
Sin copias de seguridad puedes perder los datos.
Por correo llegan facturas falsas que imitan a proveedores reales.
Antes de pagar una factura inesperada, repasa cómo identificar una factura falsa.
Cuándo es obligatoria la factura electrónica
Con la Administración (B2G): en formato Facturae, a través de FACe u otro punto general de entrada. Obliga a sociedades y otras entidades; los autónomos pueden usarla.
Entre empresas y profesionales (B2B): la Ley Crea y Crece la extiende a todas estas operaciones. El reglamento ya está aprobado y se aplicará por fases según el volumen de operaciones, con una solución gratuita de la AEAT.
Con particulares (B2C): no es obligatoria.
Verifactu es otra cosa: no elige entre papel y electrónica, sino que regula el programa con el que facturas. Sus facturas llevan un código QR, en papel o en PDF.
Cómo pasar a la factura electrónica
Acuerda con cada cliente el formato y el correo de envío.
Recoge el acuerdo en el contrato o en tus condiciones.
Archiva cada factura con su pedido y su pago.
Haz copias de seguridad en dos sitios.
Qué formato elegir
Electrónica: compensa a la mayoría de autónomos y pymes por rapidez, coste y archivo.
Papel: para clientes que no aceptan la electrónica.
Combinación: es posible. El original en papel solo puedes destruirlo si lo escaneas con digitalización certificada mediante un programa homologado por la AEAT.
Preguntas frecuentes
¿Es válida una factura en PDF enviada por correo?
Sí, si el cliente lo acepta y contiene todos los datos obligatorios. Cuando se aplique la obligación B2B, entre empresas necesitarás un formato estructurado.
¿Tiene que llevar firma electrónica una factura electrónica?
Con carácter general, no. Basta con poder demostrar origen e integridad, por ejemplo, enlazando la factura con el pedido y el pago. Las facturas Facturae a la Administración sí se firman.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?
Al menos 4 años a efectos fiscales, igual en papel que en electrónico. Con contabilidad según el Código de Comercio, 6 años desde el último asiento.
¿Puedo escanear una factura en papel y tirar el original?
Solo con digitalización certificada mediante un programa homologado por la AEAT. Si no, guarda el papel.
