Factura electrónica: qué es y cómo funciona en España

Qué es una factura electrónica (y por qué un PDF no lo es)

Una factura electrónica es una factura expedida, transmitida y recibida en formato electrónico y, además, estructurada: cada dato (NIF, base, IVA) va en un campo propio que un programa lee sin que nadie lo teclee.

• PDF por correo: lo lee una persona y copia los datos a mano. Es una factura digital, pero no electrónica.

• Factura electrónica: fichero XML conforme a la norma europea EN 16931. La contabilidad de tu cliente lo importa sola.

Cómo funciona, paso a paso

1. Tu programa de facturación genera la factura en un formato estructurado.

2. La envías por una plataforma privada o por la solución pública gratuita de la AEAT; puedes combinar ambas.

3. Si usas una plataforma privada, esta remite a la vez una copia en UBL a la solución pública.

4. Tu cliente la recibe en su programa. Si no la rechaza, se da por aceptada.

5. El cliente comunica la fecha de vencimiento y el pago completo. Si la factura ya constaba pagada al emitirla, no hace falta.

6. Los dos la conserváis en formato electrónico.

¿Hay un error? No se edita la factura: emites una factura rectificativa que haga referencia a la original. Cómo hacerlo lo explicamos en la guía sobre cómo rectificar una factura ya emitida.

Formatos que se usan en España

• Facturae: el formato XML nacional. Es el que exigen las Administraciones Públicas a través de FACe.

• UBL: la sintaxis de referencia de la solución pública de la AEAT.

• CII y EDIFACT: admitidos entre empresas siempre que sigan EN 16931.

Cuando te afecte Verifactu, la factura electrónica incluirá además su código QR.

Qué exige la ley

• Los mismos datos que cualquier factura: NIF o CIF, fechas, base imponible e IVA (IGIC en Canarias).

• Autenticidad del origen, integridad del contenido y legibilidad durante todo el plazo de conservación.

• Consentimiento del destinatario mientras la factura electrónica no sea obligatoria con él.

• Conservación: 4 años a efectos fiscales; 6 años según el Código de Comercio si llevas contabilidad.

Cuándo es obligatoria

• Con la Administración (B2G): desde el 15 de enero de 2015, mediante FACe. Cada administración puede eximir facturas de hasta 5.000 €.

• Entre empresas, volumen superior a 8 millones €: desde el 6 de octubre de 2027. El primer año deben acompañar la factura de un PDF legible.

• Resto de empresas y autónomos: desde el 6 de octubre de 2028. Comunicar estados y pagos: personas físicas desde el 6 de octubre de 2029.

• Con particulares (B2C): no es obligatoria.

• Ventas a empresas de otros países de la UE (ViDA): desde el 1 de julio de 2030.

Ventajas y riesgos

Ventajas

• Sin tecleo manual: menos errores y menos facturas rechazadas.

• Cobro más rápido: el cliente la recibe y la procesa el mismo día.

• Trazabilidad: sabes cuándo se recibió, aceptó y pagó.

Riesgos

• Un programa que no genera formatos estructurados te deja fuera.

• Datos del cliente incorrectos (NIF, razón social) provocan rechazos.

• Olvidar los plazos de comunicación de estados y pagos.