Plantilla de factura proforma
Una factura proforma es un documento con apariencia de factura que se utiliza como solicitud de pago anticipado o como información sobre el coste de una operación antes de formalizarla. No es una factura real: no tiene validez fiscal, no genera obligación de declarar IVA y no se contabiliza como ingreso ni como gasto. Tras recibir el pago, debes emitir la factura definitiva con referencia al número de la proforma. Es un documento habitual en el comercio internacional, en operaciones con nuevos clientes y siempre que necesites cobrar antes de entregar.
¿Qué debe contener una factura proforma?
La factura proforma no tiene una forma regulada por ley – precisamente porque no es un documento fiscal. Sin embargo, para que el cliente sepa qué, cuánto y dónde pagar, debería incluir los siguientes datos:
Datos obligatorios
Título del documento – „Factura proforma" (nunca „Factura" ni „Factura fiscal").
Número de documento – un identificador único para su seguimiento y vinculación con la factura definitiva tras el pago.
Fecha de emisión – día en que se emite la proforma.
Fecha de vencimiento – plazo máximo para realizar el pago.
Datos del emisor – nombre o razón social, dirección, NIF o CIF.
Datos del destinatario – nombre o razón social, dirección, NIF o CIF.
Descripción de los bienes o servicios – qué se va a entregar o prestar.
Importe total – la cantidad que el cliente debe abonar.
Datos de pago – IBAN, referencia o concepto de la transferencia y forma de pago.
Datos recomendados
Precios unitarios y cantidades – si hay varias partidas, para mayor claridad.
Plazo de validez – hasta cuándo el cliente puede aceptar las condiciones indicadas (p. ej. „Válida hasta el 15/04/2026").
Condiciones de entrega – plazo estimado y forma de envío.
Mención „Este documento no es una factura" – una indicación clara para que el destinatario no lo contabilice como tal.
Tras recibir el pago basado en la factura proforma, emite la factura definitiva con referencia al número de la proforma. Así se crea una cadena de documentos clara: factura proforma (solicitud de pago) → factura con IVA (documento fiscal).
¿Cuándo y por qué se utiliza una factura proforma?
La factura proforma se emite cuando necesitas que el cliente te pague antes de entregar el producto o prestar el servicio, y necesitas proporcionarle los datos para hacerlo:
Pago anticipado de bienes o servicios – No quieres entregar hasta tener el dinero en tu cuenta. La factura proforma comunica al cliente el importe exacto, el IBAN y la referencia de pago.
Comercio internacional – En operaciones de importación y exportación, la factura proforma es un documento estándar que se utiliza para gestionar el pago anticipado, el despacho aduanero o la apertura de un crédito documentario. La solicitan habitualmente bancos y aduanas.
Nuevos clientes o encargos puntuales – Con clientes sin historial de pago, la proforma garantiza que abonen antes de que empieces a trabajar.
Propuesta de precio con datos de pago – La proforma funciona también como una propuesta formalizada: el cliente decide si acepta el encargo realizando el pago.
Factura proforma vs. presupuesto estimado: Ambos documentos informan al cliente sobre el coste de una operación y ninguno tiene validez fiscal. La diferencia: la factura proforma incluye datos de pago (IBAN, referencia) y es una solicitud directa de cobro anticipado – el cliente paga el importe total por adelantado y después recibes la factura definitiva. El presupuesto estimado informa sobre el coste aproximado sin solicitar el pago: tras la aceptación sigue el pedido, la entrega y finalmente la factura.
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