Gastos: registra tus tickets y deduce el IVA
Por qué registrar tus gastos
Llevar un registro cuidadoso de tus gastos aporta tres ventajas prácticas a autónomos, freelancers y pequeñas empresas:
Deducción del IVA soportado — si tributas en régimen general del IVA, puedes deducir el IVA pagado en tus compras y reducir lo que ingresas a Hacienda. Sin gastos registrados, no hay nada que deducir.
Gastos deducibles en el IRPF — los gastos vinculados a tu actividad reducen el rendimiento neto de tu actividad y, por tanto, tu factura del IRPF. Sin justificantes, Hacienda no admite la deducción.
Visión de tu flujo de caja — sabes lo que realmente te cuesta tu actividad y dónde puedes optimizar.
Qué es un gasto deducible y cuáles puedes incluir
Para que Hacienda acepte un gasto como deducible, debe cumplir tres condiciones: estar vinculado directamente con tu actividad, estar justificado con factura completa y estar registrado en tus libros contables. Ejemplos típicos:
Compra de mercancía y materias primas
Material de oficina, software, suscripciones a herramientas
Combustible y gastos del vehículo afecto a la actividad
Teléfono, internet, alquiler del local
Formación, libros técnicos, asistencia a congresos
Servicios de profesionales (gestor, abogado, marketing)
Caso especial: tributación por módulos
Si tributas por estimación objetiva (módulos), tu cuota se calcula con parámetros fijos (metros del local, personal, potencia), no según tus ingresos y gastos reales. En este régimen no se deducen gastos del IRPF. Aun así, registrar tus gastos sigue teniendo sentido — para deducir el IVA si estás en régimen general, para evaluar si te interesa cambiar a estimación directa, y para tener controlado tu margen real.
Qué debe contener la factura
Para deducir IVA y registrar el gasto en IRPF, la factura debe tener todos los datos obligatorios: nombre y NIF del emisor, fecha, descripción del bien o servicio, base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA y total. Para deducir IRPF necesitas, además, tu nombre o razón social y tu NIF.
Dónde encuentras tu lista de gastos en FactuuraEnLinea
Abre la lista de gastos haciendo clic en Gastos en la barra superior. Aquí encontrarás todos los documentos registrados hasta el momento, ordenados cronológicamente.
Para cada gasto verás los datos básicos — número, proveedor, fecha, importe, estado de pago. Puedes ordenar por cualquier columna con las flechas del encabezado, lo que te permite encontrar rápidamente los gastos pendientes de pago o los de un proveedor concreto.
Cómo añadir un nuevo gasto paso a paso
1. Haz clic en Nuevo gasto
En la lista de gastos, haz clic en el botón Nuevo gasto. Se abre el formulario de registro.
2. Sube un escaneo o foto del documento
Te recomendamos empezar subiendo una foto del ticket o el PDF de la factura recibida. El documento queda guardado junto al registro y no tendrás que buscarlo en carpetas cuando te lo pida tu gestor o Hacienda en una inspección.
3. Rellena los datos del documento
El formulario incluye estos campos:
Número del documento — cópialo de la factura o el ticket
Fecha de expedición — cuándo se emitió el documento
Fecha de la operación — cuándo se entregó el bien o se prestó el servicio. Esta fecha determina a qué período de IVA corresponde el gasto
Fecha de deducción del IVA — normalmente coincide con la fecha de la operación, pero puede variar
Fecha de vencimiento — hasta cuándo hay que pagar el documento
Proveedor del documento — quién emitió el gasto
Líneas del gasto con IVA — qué has comprado, importe y tipo de IVA aplicable
Nota — opcional, ej. „compra para proyecto XY" o „viaje de trabajo a Barcelona"
4. Guarda el gasto pulsando Guardar gasto
5. Marca el gasto como pagado
Después de guardar, puedes marcar en la columna Estado que el documento ha sido abonado. Te ayuda a tener controlados los vencimientos y el flujo de caja.
Trabajar con la lista de gastos
A la derecha de cada gasto encontrarás tres funciones prácticas:
Duplicar — útil para gastos recurrentes (suscripciones mensuales, alquiler). En lugar de volver a rellenar, duplicas y cambias solo la fecha y el importe
Editar — puedes modificar el documento en cualquier momento (por ejemplo, para añadir un adjunto olvidado)
Eliminar — quita el gasto de la lista
Gastos, Modelo 303 y libros registro
Los gastos registrados son la base para tus dos obligaciones fiscales principales:
Modelo 303 (IVA) — si estás en régimen general del IVA, presentas la autoliquidación trimestral en la Sede Electrónica de la AEAT. El IVA soportado de cada factura recibida se incluye en la liquidación del trimestre correspondiente.
Libro registro de facturas recibidas — los autónomos en estimación directa están obligados a llevar este libro, donde se anotan todas las facturas y tickets con derecho a deducción. Es la base que se utiliza para preparar las declaraciones de IVA y IRPF.
En ambos casos, el registro en FactuuraEnLinea te aporta los totales y fechas de cada documento — listo para introducir en tu programa de contabilidad o entregárselo a tu gestor.
FacturaEnLinea no presenta el Modelo 303 ni la declaración del IRPF en tu nombre ante la AEAT. La aplicación sirve para llevar el registro digital y exportar los datos — la presentación se hace a través de la Sede Electrónica, con un programa de contabilidad compatible o con tu gestor.
Consejos para llevar el control con tranquilidad
Registra los gastos a medida que los recibes, no al final del trimestre. Un montón de tickets acumulados desmotiva y aumenta el riesgo de olvidar algo
Sube las fotos de los tickets directamente a la aplicación. Te ahorra tiempo a ti y a tu gestor — nada que buscar después
Comprueba el tipo de IVA aplicado. En España hay 21 % (general), 10 % (reducido) y 4 % (superreducido) — un tipo equivocado distorsiona la deducción
Duplica los gastos recurrentes. Una suscripción mensual, el alquiler o la cuota del móvil se rellenan una vez y luego se copian
Preguntas frecuentes
¿Puedo deducir el IVA soportado de cualquier gasto como autónomo en régimen general?
No. Solo puedes deducir el IVA de gastos vinculados directamente con tu actividad económica y respaldados con factura completa de un proveedor sujeto a IVA. Compras personales o tickets sin tus datos no dan derecho a deducción.
¿Y si el ticket no lleva el NIF del proveedor?
Para deducir el IVA, la factura debe contener al menos los datos exigidos por el reglamento. En las facturas simplificadas (hasta 400 € IVA incluido) la deducción es posible si llevan tu NIF como destinatario. En importes superiores a 400 €, necesitas siempre una factura completa.
¿Cómo puedo organizarme cuando tengo cientos de gastos?
Usa la ordenación por columnas (fecha, proveedor, importe) y las notas en cada documento. Los gastos con archivo adjunto se localizan al instante — se acabó rebuscar en carpetas.
¿Tengo que registrar gastos si tributo por módulos?
Para el IRPF, en módulos no se deducen gastos reales — tu cuota está fijada por parámetros objetivos. Pero si estás en régimen general del IVA, sí necesitas registrar los gastos para deducir el IVA soportado y declararlo en el Modelo 303. Además, el registro te ayuda a valorar cada año si te conviene cambiar a estimación directa.
¿Puedo registrar un gasto con fecha pasada, por ejemplo un ticket del año anterior?
Sí, puedes añadir gastos retroactivamente sin limitación dentro de la aplicación. Lo importante es indicar la fecha correcta de la operación — esa fecha determina a qué trimestre de IVA o ejercicio del IRPF corresponde el gasto. Recuerda que el derecho a deducir el IVA prescribe a los 4 años desde la fecha de la factura.
¿Cuál es el plazo de conservación de las facturas?
La obligación legal de conservar facturas en España es de 4 años (plazo de prescripción de las obligaciones tributarias según la Ley General Tributaria). En el caso de bienes de inversión sujetos a regularización, el plazo se amplía al período de regularización más 4 años adicionales. Un escaneo digital legible es válido siempre que mantenga el contenido íntegro del original.
¿Qué hago con el ticket de papel después de subirlo a la aplicación?
Si tu registro digital cumple los requisitos de conservación (integridad, legibilidad, accesibilidad), el original en papel deja de ser necesario. Para documentos importantes, sin embargo, recomendamos conservar el papel un tiempo por precaución.
Orden en tus gastos significa tranquilidad en cada trimestre. Si tienes todo centralizado en FacturaEnLinea, ahorras tiempo a ti mismo y a tu gestor.
