Política de aprobación

Política de aprobación es el conjunto de reglas internas que define quién revisa y autoriza documentos como facturas, pedidos, gastos o presupuestos antes de su registro y pago. En España forma parte del control interno de la empresa; no existe un formato oficial único, pero sí buenas prácticas para dejar trazabilidad y responsabilidades claras.

Puede organizarse por importes, tipo de gasto, proveedor, centro de coste o riesgo. En compras suele aplicarse a órdenes de compra y facturas recibidas; en ventas, a descuentos especiales o propuestas antes de emitir la factura.

Elementos habituales de una política de aprobación:

• Alcance: qué documentos cubre (facturas, órdenes de compra, notas de gasto, presupuestos, etc.).
• Niveles y roles: quién aprueba en cada fase y quién sustituye en ausencia.
• Umbrales: reglas por importes, tipo de gasto, proveedor o centro de coste.
• Flujo: el orden de revisión y el tiempo de respuesta interno.
• Evidencias: cómo se registra la aprobación (firma, correo, sistema).
• Excepciones y escalado: qué hacer ante urgencias, conflictos o rechazos.
• Segregación de funciones: evitar que una misma persona solicite, apruebe y pague.