Una de las reglas, que puede parecer un detalle menor, incluye la numeración correcta de las facturas. Si todavía utilizas hojas de cálculo de Excel para facturar, un descuido puede provocar errores de inmediato.
¿Cuáles son las reglas para numerar facturas?
La serie de numeración no está definida claramente por una regla, pero es recomendable seguir lo siguiente:
Numeración cronológica para construir una serie secuencial a lo largo del tiempo,
La forma final depende de cada uno, pero se recomienda usar un sistema donde se pueda identificar claramente el periodo de la factura.
Parear el número de factura y el símbolo variable, para facilitar la identificación de si la factura ya ha sido pagada,
Se permiten caracteres en la cadena numérica como guiones, barras, etc., siempre que no se utilicen como símbolo variable para el pago.
La numeración de facturas y sus reglas también ofrecen a los emprendedores y empresas mucha libertad para establecer sus propias series numéricas por cada mes, año o cliente, de manera que el sistema se ajuste a la empresa y sus necesidades.
Errores de numeración de facturas - ¿qué hacer?
Si se comete un error, es posible editar la factura antes de enviarla al cliente y que la registre (por ejemplo, si se ha utilizado una de las herramientas online), pero ya no es buena idea reemplazar una serie de números faltantes con una factura emitida posteriormente, o eliminarla, por el bien del orden en las cuentas, por ejemplo.
Para ahorrar tiempo al emitir facturas y minimizar errores (no solo en la numeración), es recomendable utilizar herramientas online que ya tengan las series numéricas configuradas - por ejemplo, con InvoiceOnline.com eliges tu serie numérica y se incrementa automáticamente en uno para la siguiente factura.
Por ejemplo, emites tu primera factura con el número 2020 (año) 06 (mes) y la secuencia 01 - 20200601, la siguiente será automáticamente 20200602.
Facturar no tiene por qué ser largo y puedes minimizar el riesgo de error al máximo con herramientas de facturación.
