El formato para numerar facturas y gastos se configura automáticamente según la serie numérica utilizada actualmente. Si decides cambiar las secuencias numéricas al emitir una nueva factura y sobrescribir el campo de número de factura, puedes elegir en el menú si deseas usar la nueva numeración solo una vez o ajustar la configuración de forma permanente.
El mismo menú aparecerá al editar la numeración de Gastos.
Ajustar la configuración de secuencias numéricas
Para cambiar la configuración de las secuencias numéricas, puedes sobrescribir el campo de número de factura/número de gasto al crear un nuevo documento.
Otra opción es ir a la sección de Mi cuenta y elegir la opción de Secuencias numéricas, donde puedes fácilmente establecer el formato deseado para la numeración de facturas y gastos que mejor se adapte a tus necesidades.
InvoiceOnline.com adapta automáticamente el formato de numeración según las secuencias numéricas utilizadas actualmente. Si deseas cambiar el formato de numeración, puedes elegir entre tres opciones predefinidas o crear tu propio formato de secuencias numéricas.
Abreviaturas para crear secuencias numéricas:
Las siguientes abreviaturas se utilizan para la creación fácil de secuencias numéricas
{YYYY} o {YY} – esta variable representa el año actual; YYYY=2023, YY=23
{MM} – esta variable representa el mes actual
{NNNN} – esta variable representa el contador de números de factura con ceros a la izquierda. La abreviatura puede ajustarse según el número deseado de ceros; por ejemplo, {NN} para 01.
Formatos de secuencias numéricas propuestos
Formato 1: Año-Mes-Número {YYYY}{MM}{NNNN}
Este formato combina el año actual, el mes y la secuencia numérica de la factura.
Ejemplo: La factura No. 1 en diciembre de 2023 se marcará como 2023120001.
Formato 2: Año-Número {YYYY}{NNNN}
El segundo formato crea una numeración automática basada en el año de emisión y el número secuencial.
Ejemplo: La factura No. 1 en 2023 se marcará como 20230001.
Formato 3: Número de Factura {NNNN}
El tercer formato propuesto incluye solo el número de factura.
Ejemplo: Si la última factura tenía el número 0001, la siguiente se marcará como 0002.
💡 Al elegir cualquier formato, puedes ajustar la secuencia de números de factura en la columna de Número de secuencia según sea necesario.
Crear un formato de secuencias numéricas personalizado
Si ninguno de los formatos predefinidos satisface tus necesidades, puedes crear fácilmente el tuyo propio usando las abreviaturas explicadas anteriormente.
Ejemplo 1: {YYYY}/{NN}
Este formato creará un número de factura/gasto, indicando el año de emisión, una barra y el número secuencial. La primera factura en 2023 se marcará como 2023/01.
Ejemplo 2: I{YYYY}/{MM}/{NN}
Al crear secuencias numéricas, también puedes insertar texto en la columna. Así que, si deseas tener la designación "I" (factura) en tu numeración, puedes simplemente ingresar el texto.
La primera factura emitida en diciembre de 2023 se nombrará I2023/12/01.
Guardar el formato de secuencias numéricas configurado
Después de ajustar el formato de numeración, simplemente elige la opción de Guardar y ¡puedes comenzar a facturar de inmediato!
💡 InvoiceOnline.com actualiza el año de emisión de facturas/adición de gastos, y al iniciar un nuevo año, comenzará automáticamente a usar la nueva numeración.
📩 No dudes en contactarnos en helpdesk@invoiceonline.com si tienes preguntas adicionales o necesitas asistencia para configurar secuencias numéricas. ¡Estamos aquí para ayudarte!
